Le programme européen SEPIA, Safeguarding European photographic images for access a pour objectif d'intégrer la numérisation des collections dans une stratégie globale de conservation, en y incluant une réflexion sur la manipulation et la conservation des originaux. Il réunit les huit partenaires suivants : Royal Library of Denmark, Nationaal fotorestauratie atelier, Rotterdam, Stockholm city museum, Centre de recherches sur la conservation des documents graphiques (CRCDG), British Library, Public record office, Kew, European commission on preservation and accesss, Amsterdam, Finish museum of photography, Helsinki.

On trouvera ci-dessous les conclusions de la réunion d'experts qui s'est tenue au CRCDG, les 21 et 22 janvier 2000, pour définir les bases sur lesquelles se fonderaient les futurs travaux:

1. Les photographies représentent une part essentielle de notre patrimoine culturel. Elles doivent être conservées pour ce qu'elles nous disent de notre passé, pour leur valeur artistique et documentaire et comme témoignage de l'histoire des techniques photographiques.

2. La numérisation des collections photographiques doit être encouragée pour en faciliter l'accès à un large public. Il est de la plus grande urgence de numériser les photographies car certains des photoypes qu'on rencontre fréquemment dans les collections se détériorent rapidement. Les dommages causés par la manipulation des originaux fragiles peuvent être limités par l'utilisation de copies numérisées.

3.La numérisation est un outil et non une fin en soi. La sélection des documents photographiques en vue de leur numérisation doit se fonder sur une connaissance approfondie de la nature de la collection et de son utilisation potentielle.

4. Un projet de numérisation commence bien avant la numérisation de la première image et demande à être soigneusement planifié. Définir les buts, les priorités, les besoins techniques, les procédés et les usages futurs, représente un investissement rentable puisqu'il permettra un traitement en chaîne efficace et aboutira au résultat escompté.

5. Numériser des collections photographiques et numériser des collections de documents graphiques sont des opérations fondamentalement différentes. La création d'une image numérisée demande des compétences en matière de photographie et d'éthique. Même avec le meilleur équipement, capturer l'essence d'une photographie sur un format numérique est une activité complexe qui ne peut pas s'automatiser de la même façon que la production de photocopies.

6. Les collections d'images numériques de photographies ne constituent pas un ensemble statique, elles demandent une maintenance régulière. Des crédits doivent être prévus dès le début du projet pour suivre l'évolution technique, et éviter ainsi que les collections numérisées à grands frais finissent par devenir inaccessibles.

7. La numérisation des photographies ne doit pas être sous la responsabilité unique d'un service. Un bon projet de numérisation est conçu comme un travail d'équipe qui combine des compétences en gestion des collections, en techniques de l'information, en conservation, en traitement de l'image, en méthodes descriptives et en stratégies de préservation.

8. Tout projet de numérisation de photographies nécessite la participation de spécialistes en conservation. Leur avis est nécessaire pour parvenir à la meilleure sélection des documents. Ils doivent être consultés sur les mesures de conservation à intégrer dans la chaîne de traitement, sur la façon de manipuler les documents fragiles, sur le choix de l'équipement pour éviter d'endommager les originaux.

9. La formation des spécialistes en conservation doit les rendre capables de conseiller des stratégies qui intègrent la gestion d'un fonds numérisé à la politique générale de conservation de l'institution.

10. Les musées, les archives et les bibliothèques ont tout à gagner au développement de normes sur lesquelles peut se construire une stratégie de conservation des collections numérisées. Il est essentiel que les responsables d'institutions culturelles s'impliquent dans les groupes de travail de normalisation afin d'y introduire la vision à long terme qui leur est propre.