Privacyverklaring Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW)

De KNAW vindt uw privacy belangrijk. In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens de KNAW verzamelt, hoe deze worden verwerkt en voor welk doel.

De KNAW

De KNAW vervult drie wettelijke taken:

  • het genootschap van excellente wetenschappers uit alle disciplines
  • bestuurder van wetenschappelijke onderzoeksinstituten en
  • adviseur van de regering op het gebied van wetenschapsbeoefening.

Zij bevordert de uitwisseling van gedachten en informatie tussen haar leden onderling en tussen deze leden en andere wetenschapsbeoefenaren en wetenschappelijke organisaties.

De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten maken onderdeel uit van de KNAW, alsmede de volgende instituten:

  • Data Archiving and Networked Services (DANS)
  • Hubrecht Instituut voor Ontwikkelingsbiologie en Stamcelonderzoek
  • Huygens ING
  • Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG)
  • Koninklijk Instituut voor Taal-, Land- en Volkenkunde (KITLV)
  • Meertens Instituut
  • Netherlands Institute for Advanced Study in the Humanities and Social Sciences (NIAS)
  • Nederlands Interdisciplinair Demografisch Instituut (NIDI)
  • Nederlands Herseninstituut
  • NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies
  • Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO)
  • Rathenau Instituut
  • Spinoza Centre for Neuroimaging
  • Westerdijk Fungal Biodiversity Institute.

Privacybeleid

De KNAW is zich bewust van haar verantwoordelijkheid bij het verwerken van persoonsgegevens. De KNAW wil dat één ieder van wie persoonsgegevens door haar worden verwerkt erop kan vertrouwen dat dit op een zorgvuldige en rechtmatige wijze geschiedt. De KNAW verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daaruit voortvloeiende privacyregels.

Welke persoonsgegevens legt de KNAW in basis vast?

De KNAW verwerkt persoonsgegevens alleen op het moment dat dit noodzakelijk is voor een specifiek doel. Het doel bepaalt welke persoonsgegevens moeten worden verwerkt en daarvoor zal niet meer dan noodzakelijk worden gevraagd.

Afhankelijk van het doel kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, bedrijfsgegevens, geslacht, geboortedatum, rekeningnummer en curriculum vitae.

Voor onze nieuwsbrieven wordt bijvoorbeeld uw e-mailadres gevraagd op het moment dat u zich wilt abonneren. Uw e-mailadres gebruiken wij vervolgens alleen voor die diensten waarop u zich heeft geabonneerd.

Op basis van welke grondslag verwerkt de KNAW persoonsgegevens?

De KNAW verwerkt uw persoonsgegevens alleen indien sprake is van een rechtmatige grondslag. Afhankelijk van het doel worden de persoonsgegevens verwerkt omdat:

  • u hier toestemming voor geeft
  • het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die met u is gesloten
  • het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting
  • het noodzakelijk is om uw vitale belangen te beschermen
  • het een taak van algemeen belang betreft
  • de KNAW er een gerechtvaardigd belang bij heeft.

Indien de KNAW persoonsgegevens verwerkt op basis van door u gegeven toestemming bent u altijd in de gelegenheid om uw toestemming weer in te trekken. De KNAW zal vanaf dat moment geen persoonsgegevens meer van u verwerken.

Doeleinden

De KNAW verwerkt uw persoonsgegevens in de eerste plaats met als doel uitvoering te geven aan haar wettelijke taken (artikel 1.5 Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek):

  • genootschap van excellente wetenschappers uit alle disciplines
  • bestuurder van wetenschappelijke onderzoeksinstituten
  • adviseur van de regering op het gebied van wetenschapsbeoefening.

De KNAW verzamelt voor dit doel persoonsgegevens zodat de volgende activiteiten plaats kunnen vinden:

  • een forum bieden voor het wetenschappelijk debat en de uitwisseling van wetenschappelijke informatie om zo te kunnen functioneren als stem en geweten van de wetenschap
  • een forumfunctie bieden voor De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten
  • de regering adviseren over het wetenschapsbeleid en over het gebruik van wetenschap voor beleid
  • het beleid en beheer voeren ten aanzien van bij de KNAW behorende instituten, die zich bezighouden met onderzoek in de geesteswetenschappen, sociale wetenschappen en levenswetenschappen
  • internationale wetenschappelijke betrekkingen onderhouden en deelnemen aan internationale wetenschappelijke organisaties
  • prijzen uitreiken en stimuleringsprogramma’s vaststellen en uitvoeren, al dan niet in het kader van het beheer van aan haar toevertrouwde stichtingen en fondsen.

Ook voor de volgende doeleinden verwerkt de KNAW een of meer persoonsgegevens van u (afhankelijk van welke activiteiten op u van toepassing zijn):

  • om u behulpzaam te kunnen zijn en te informeren over specifieke onderzoeks- en/of collectievraagstukken
  • om uitvoering te geven aan haar rol als werkgever
  • om relevante data te verzamelen ten behoeve van (specifiek) wetenschappelijk onderzoek
  • om met u te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven, e-mails en/of post
  • om aan financiële verplichtingen te kunnen voldoen
  • om uw vragen te beantwoorden via social media, e-mail, per post of telefonisch
  • om onze website te verbeteren.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

De KNAW beveiligt uw persoonsgegevens om misbruik en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen.

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden in beginsel niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. Persoonsgegevens in documenten die vallen onder de Archiefwet 1995 worden opgeslagen op de wijze en voor zolang deze wet dit voorschrijft.

Voor de KNAW vastgestelde bewaartermijnen van documenten zijn te vinden in de(ze) selectielijst.

In gevallen waar sprake is van archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden opgeslagen. Indien hier sprake van is zal de KNAW conform de AVG passende technische en organisatorische maatregelen treffen om uw rechten te beschermen.

Verstrekking aan derden

De KNAW verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien hiertoe een wettelijke verplichting of grondslag zoals bedoeld in artikel 6 AVG voor aanwezig is.

Op het moment dat de KNAW uw gegevens aan een derde verstrekt waarborgt zij uw privacyrechten onder andere door een verwerkersovereenkomst af te sluiten waarin afspraken worden gemaakt hoe met uw persoonsgegevens om moet worden gegaan.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. De KNAW adviseert u het privacybeleid van de websites van deze derden goed door te nemen.

Uitoefening van uw privacyrechten

U kunt een verzoek bij de KNAW indienen ter uitoefening van de volgende rechten:

  • Recht op inzage van uw persoonsgegevens
  • Recht op rectificatie en/of aanvulling van uw persoonsgegevens
  • Recht op het laten verwijderen van uw persoonsgegevens
  • Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid
  • Recht van bezwaar
  • Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering. gebaseerd besluit.

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden stelt de wet beperkingen aan onder meer uw recht op inzage, rectificatie, beperking van de verwerking en recht op bezwaar. Aanvullend is bij verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang ook uw recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens beperkt. Daarnaast gaat voor de KNAW de meldplicht aan betrokkenen binnen deze context niet zonder meer op.

Functionaris voor gegevensbescherming

Mocht u vragen en/of klachten hebben over de waarborging van uw privacy binnen de KNAW kunt u zich wenden tot onze FG:

Naam: Hans Alfons

Telefoon/e-mail: 020 551 0843 / fg@knaw.nl

Autoriteit Persoonsgegevens

De KNAW zoekt samen met u naar een oplossing als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Als dit niet tot een gewenst resultaat leidt, dan heeft u op grond van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

De KNAW kan deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen zullen op de website van de KNAW worden gepubliceerd. Doorgevoerde wijzigingen in deze privacyverklaring zullen nooit in strijd zijn met de AVG en de daaruit voortvloeiende privacyregels.

Cookies

De KNAW maakt gebruik van cookies voor zover deze noodzakelijk zijn voor de werking van de website en om de kwaliteit of effectiviteit van de website te bekijken.

Contactgegevens

Bezoekadres

Het Trippenhuis
Kloveniersburgwal 29
1011 JV Amsterdam

Postadres

Postbus 19121
1000 GC Amsterdam

Telefoon 020 551 0700

E-mail: knaw@knaw.nl
Website: knaw.nl

Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel 54667089
RSIN nummer 002958697

Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 16 mei 2018.